Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb des Portals, insbesondere für Benutzerkonten, die technische Bereitstellung und die Sicherheit der Plattform, ist:
Acrontum GmbH Barthstraße 4 80339 München Deutschland
E-Mail: info@pitentry.de Telefon: 0(049)89 99743703-0
Soweit für einzelne Veranstaltungen ein Veranstalter datenschutzrechtlich verantwortlich ist, wird dieser vor Abgabe der jeweiligen Nennung angezeigt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Veranstaltungsnennungen und Rolle des Veranstalters".
Falls ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, werden dessen Kontaktdaten an dieser Stelle ergänzt.
2. Geltungsbereich und datenschutzrechtliche Rollen
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des Portals.
Die Acrontum GmbH ist insbesondere für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, die für den allgemeinen Betrieb des Portals erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Benutzerkonten, Authentifizierung, technische Sicherheit und allgemeine Plattformfunktionen.
Bei der Durchführung einer konkreten Veranstaltung bestimmt grundsätzlich der jeweilige Veranstalter, welche personenbezogenen Daten für die Nennung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden. Für diese veranstaltungsbezogene Verarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Veranstalter datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Die Acrontum GmbH verarbeitet solche Daten im Rahmen des Portalbetriebs grundsätzlich als Auftragsverarbeiter für den Veranstalter.
Soweit bei einzelnen Verarbeitungen hiervon abweichende datenschutzrechtliche Rollen bestehen, werden die betroffenen Personen hierüber gesondert informiert.
3. Hosting und technische Bereitstellung
Das Portal wird auf von uns administrierter Server-Infrastruktur betrieben.
Für Hosting und technische Infrastruktur können externe Dienstleister eingesetzt werden. Soweit diese personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Vor Veröffentlichung ergänzen: Tatsächlich eingesetzten Hostinganbieter sowie den maßgeblichen Serverstandort bzw. das Verarbeitungsland angeben.
Für den technischen Betrieb werden unter anderem Datenbanken und temporäre Speicher- bzw. Warteschlangensysteme eingesetzt. Eine Offenlegung der konkreten eingesetzten Software ist für die datenschutzrechtliche Information nicht erforderlich.
4. Benutzerkonto
Zur Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:
Name, E-Mail-Adresse, Status der E-Mail-Verifizierung, Kontostatus sowie Authentifizierungsdaten.
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern – sofern dies der tatsächlichen technischen Implementierung entspricht – ausschließlich in Form eines kryptografischen Passwort-Hashes.
Da das Benutzerkonto der Nutzung und sicheren Bereitstellung des Portals dient, erfolgt die Verarbeitung durch die Acrontum GmbH auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bereitstellung eines sicheren, nutzerbezogenen Zugangs zum Portal und der Ermöglichung der darüber abgewickelten Nennungsprozesse.
Sollte zwischen Nutzer und Acrontum künftig ausdrücklich ein eigenes Nutzungsvertragsverhältnis begründet werden, ist die Rechtsgrundlage für die hierfür objektiv erforderlichen Verarbeitungsvorgänge entsprechend zu überprüfen und gegebenenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO anzupassen.
5. Login, Authentifizierung und E-Mail-Verifizierung
Zur Absicherung von Benutzerkonten verifizieren wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse mittels Bestätigungslink.
Sofern angeboten, können weitere Sicherheitsfunktionen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels TOTP genutzt werden. Hierfür erforderliche Geheimnisse werden technisch geschützt gespeichert.
Darüber hinaus können fehlgeschlagene Anmeldeversuche sowie sicherheitsrelevante Kontoänderungen protokolliert werden.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz von Benutzerkonten, Plattform, Veranstaltern und Teilnehmern vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen.
6. Fahrerprofil
Zur Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungsnennungen können im Fahrerprofil weitere Angaben gespeichert werden, beispielsweise:
Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, Lizenzdaten, Angaben zu Fahrerlaubnissen sowie erforderliche Nachweise.
Soweit diese Angaben unabhängig von einer konkreten Veranstaltung im persönlichen Profil gespeichert werden, erfolgt die Verarbeitung durch die Acrontum GmbH zur nutzerfreundlichen Bereitstellung wiederverwendbarer Profildaten und zur Vorbereitung zukünftiger Nennungen.
Soweit Daten im Rahmen einer konkreten Veranstaltung an einen Veranstalter übermittelt oder für diesen verarbeitet werden, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des jeweiligen Veranstalters.
Es werden nur solche Angaben und Nachweise erhoben, die für die jeweils vorgesehenen Zwecke erforderlich sind.
7. Angaben zu anderen Personen
Im Rahmen von Teamdaten, Fahrerprofilen oder Veranstaltungsnennungen können Nutzer auch Angaben zu anderen Personen machen, beispielsweise zu Teammitgliedern oder einem Notfallkontakt.
Solche Daten stammen in der Regel von dem Nutzer, Teamverantwortlichen oder Teilnehmer, der sie im Portal hinterlegt hat.
Soweit der jeweilige Veranstalter für diese Verarbeitung verantwortlich ist, gelten dessen Datenschutzinformationen. Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, die für ihn geltenden Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen zu erfüllen.
8. Teamdaten
Für Teamfunktionen können Angaben zur Organisation eines Teams sowie zu den zugeordneten Mitgliedern und deren Rollen verarbeitet werden.
Soweit diese Daten als allgemeine Portal- bzw. Teamfunktion verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung durch die Acrontum GmbH im Rahmen der Bereitstellung der entsprechenden Portal-Funktion.
Werden Teamdaten im Zusammenhang mit einer konkreten Veranstaltungsnennung verwendet, erfolgt die weitere Verarbeitung unter Verantwortung des jeweiligen Veranstalters.
9. Veranstaltungsnennungen und Rolle des Veranstalters
Bei einer Veranstaltungsnennung werden die für die jeweilige Veranstaltung erforderlichen Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:
Fahrer- und Teilnehmerdaten, Fahrzeugdaten, ausgewählte Klasse oder Gruppe, gebuchte Sessions oder Leistungen, Nennungsstatus, Änderungen und Statushistorie sowie gegebenenfalls abrechnungsbezogene Angaben.
Für die Entscheidung, welche Daten für eine konkrete Veranstaltung erforderlich sind und wie diese im Rahmen der Veranstaltung verwendet werden, ist grundsätzlich der jeweilige Veranstalter verantwortlich.
Die Acrontum GmbH stellt hierfür die technische Plattform zur Verfügung und verarbeitet die betreffenden Daten grundsätzlich im Auftrag des Veranstalters gemäß Art. 28 DSGVO.
Der verantwortliche Veranstalter wird vor Abgabe einer Nennung deutlich angezeigt.
Die Datenschutzinformationen des Veranstalters müssen dem Teilnehmer vor Abgabe der Nennung zugänglich sein.
10. Kommunikation per E-Mail
Wir versenden transaktionale E-Mails, die für Kontoverwaltung, Sicherheit oder die Nutzung des Portals erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise:
E-Mail-Verifizierung, Passwort-Zurücksetzen, Sicherheitsbenachrichtigungen und technisch oder organisatorisch erforderliche Kontomitteilungen.
Veranstaltungsbezogene Nachrichten können außerdem im Auftrag des jeweiligen Veranstalters versendet werden.
Für den Versand kann ein externer E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden.
Vor Veröffentlichung prüfen: Tatsächlich eingesetzten E-Mail-Anbieter nennen bzw. bei eigenem Mailbetrieb entsprechend formulieren. „SMTP" allein ist kein Dienstleister, sondern lediglich ein technisches Übertragungsprotokoll.
Marketing- oder Newsletter-E-Mails werden nur auf Grundlage einer hierfür erforderlichen gesonderten Rechtsgrundlage versendet.
11. SMS-Verifizierung
Sofern eine Mobilfunknummer hinterlegt und eine SMS-Verifizierung angeboten bzw. genutzt wird, können die für den SMS-Versand erforderlichen Daten an folgenden Dienstleister übermittelt werden:
Twilio Ireland Limited 70 Sir John Rogerson's Quay Dublin 2, D02 R296 Irland
Hierbei können insbesondere Mobilfunknummer, Nachrichtendaten und technische Versandinformationen verarbeitet werden.
Soweit Twilio Daten für uns nach Weisung verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Twilio kann bestimmte Daten daneben für eigene, von Twilio bestimmte Zwecke in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten.
Die Verarbeitung durch uns im Zusammenhang mit der Absicherung eines Benutzerkontos erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer sicheren Authentifizierung und dem Schutz vor Missbrauch.
Informationen zu möglichen Übermittlungen in Drittländer finden Sie im Abschnitt „Drittlandübermittlungen".
12. Zahlungsabwicklung
Sofern für eine Veranstaltung kostenpflichtige Leistungen angeboten und Zahlungen über Stripe abgewickelt werden, wird für die Zahlungsabwicklung Stripe eingesetzt.
Für Kunden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann insbesondere folgende Gesellschaft Vertragspartner bzw. beteiligte Stripe-Gesellschaft sein:
Stripe Payments Europe, Limited Irland
Die konkret beteiligten Stripe-Gesellschaften können sich je nach eingesetztem Stripe-Produkt und Verarbeitungsvorgang unterscheiden.
Vollständige Kartendaten werden bei einer entsprechend integrierten Stripe-Zahlungsabwicklung unmittelbar an Stripe übermittelt und nicht auf unseren Servern gespeichert.
Das Portal kann jedoch zur Zuordnung und Verwaltung einer Zahlung Transaktionsinformationen erhalten und speichern, beispielsweise:
Betrag, Währung, Zahlungsstatus, Transaktions- oder Referenznummern und Zeitpunkt der Zahlung.
Stripe kann abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang als Auftragsverarbeiter und/oder als eigenständig Verantwortlicher tätig werden.
Soweit eine Zahlung unmittelbar einer Veranstaltung zugeordnet ist, ist die datenschutzrechtliche Rollenverteilung zusätzlich von der konkreten Zahlungs- und Veranstalterkonfiguration abhängig. Die Datenschutzinformationen des jeweiligen Veranstalters sind daher ergänzend zu beachten.
Weitere Zahlungsdienstleister wie PayPal werden derzeit nicht eingesetzt. Werden zusätzliche Zahlungsdienstleister eingeführt, wird diese Datenschutzerklärung vor deren Einsatz entsprechend aktualisiert.
13. Cookies und lokale Speicherung
Für den Betrieb des Portals können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare lokale Speichertechnologien eingesetzt werden.
Hierzu können beispielsweise gehören:
Session- und Authentifizierungsinformationen, CSRF-Schutz, vom Nutzer gewählte Spracheinstellungen sowie die Speicherung bereits getroffener Datenschutz- bzw. Cookie-Einstellungen.
Soweit der Zugriff auf bzw. die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät unbedingt erforderlich ist, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies ohne Einwilligung auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.
Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies abhängig vom jeweiligen Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. einer anderen jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage.
Nicht notwendige Technologien werden nur eingesetzt, nachdem eine hierfür erforderliche Einwilligung erteilt wurde. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
14. Analyse- und Tracking-Werkzeuge
Derzeit setzen wir kein nicht notwendiges Analyse- oder Tracking-Werkzeug wie Google Analytics ein.
Solange kein solcher Dienst eingesetzt wird, erfolgt auch keine Einholung einer pauschalen Einwilligung für möglicherweise künftig eingesetzte Analysewerkzeuge.
Soll künftig ein Analyse- oder Tracking-Dienst eingesetzt werden, wird vor dessen Aktivierung insbesondere darüber informiert:
welcher Anbieter eingesetzt wird, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt, wie lange Daten gespeichert werden, welche Empfänger beteiligt sind und ob eine Übermittlung in Drittländer erfolgt.
Ein einwilligungspflichtiger Dienst wird erst aktiviert, nachdem eine wirksame Einwilligung über das Consent-System erteilt wurde.
Die Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die jeweiligen Vorschriften anwendbar sind.
15. Technische Protokolle und Sicherheit
Zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs können technische Protokolldaten verarbeitet werden.
Abhängig von der tatsächlichen technischen Konfiguration können hierzu insbesondere gehören:
IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, technische Fehler- und Statusinformationen sowie Browser- bzw. Geräteinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung der Informationssicherheit, der Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch sowie der Fehlerdiagnose.
Von Nutzern hochgeladene Dateien können automatisiert auf Schadsoftware geprüft werden. Soweit hierfür ein externer Dienst eingesetzt wird, ist dieser als Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter in dieser Datenschutzerklärung zu ergänzen.
16. Empfänger und eingesetzte Dienstleister
Personenbezogene Daten können – abhängig von den tatsächlich genutzten Funktionen – insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
Hosting- und Infrastrukturprovider, E-Mail-Dienstleister, Kommunikationsdienstleister, Zahlungsdienstleister, mit der jeweiligen Veranstaltung befasste Veranstalter sowie sonstige Dienstleister, soweit dies für die jeweils beschriebenen Zwecke erforderlich ist.
Zu den derzeit vorgesehenen bzw. eingesetzten Anbietern können insbesondere Twilio und Stripe gehören, soweit die jeweiligen Funktionen tatsächlich aktiviert sind.
Nicht jeder Dienstleister ist bei jeder Verarbeitung ausschließlich Auftragsverarbeiter. Soweit ein Dienstleister Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeitet, besteht mit ihm ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten für eigene Zwecke und in eigener Verantwortung verarbeitet, gelten ergänzend dessen Datenschutzinformationen.
17. Drittlandübermittlungen
Im Zusammenhang mit international tätigen Dienstleistern wie Twilio oder Stripe kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Für Übermittlungen an entsprechend zertifizierte Empfänger in den Vereinigten Staaten kann insbesondere der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework zugrunde gelegt werden.
Soweit kein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss besteht, können abhängig vom jeweiligen Empfänger andere zulässige Transfermechanismen eingesetzt werden, beispielsweise von der Europäischen Kommission verabschiedete Standardvertragsklauseln oder anerkannte Binding Corporate Rules.
Informationen über die jeweils verwendeten Garantien bzw. Möglichkeiten, eine Kopie hiervon zu erhalten, können über die unter „Kontakt" angegebenen Kontaktdaten angefragt werden.
18. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Für die verschiedenen Datenkategorien gelten insbesondere folgende Kriterien:
Benutzerkonto und allgemeine Profildaten: grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos. Nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Technische Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: werden nur für den zur Sicherheitsanalyse und Fehlerdiagnose erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Vor Produktivbetrieb konkret ergänzen: die tatsächlich technisch konfigurierte Löschfrist, z. B. [X Tage].
Veranstaltungs- und Nennungsdaten: die Speicherdauer wird grundsätzlich vom jeweils verantwortlichen Veranstalter festgelegt. Die Acrontum GmbH verarbeitet und löscht diese Daten im Rahmen der mit dem Veranstalter vereinbarten Auftragsverarbeitung.
Zahlungs- und abrechnungsrelevante Daten: werden gespeichert, soweit dies für Zahlungsabwicklung sowie gesetzliche handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Backups: gelöschte Daten können für einen technisch begrenzten Zeitraum noch in Sicherungskopien enthalten sein.
Vor Produktivbetrieb ergänzen: tatsächliche Backup-Retention.
19. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, um ein Benutzerkonto einzurichten und sicher zu betreiben. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben kann ein Benutzerkonto gegebenenfalls nicht angelegt oder genutzt werden.
Für Veranstaltungsnennungen legt der jeweilige Veranstalter fest, welche Angaben zur Bearbeitung der Nennung erforderlich sind. Ohne diese Pflichtangaben kann eine Nennung gegebenenfalls nicht eingereicht oder bearbeitet werden.
Freiwillige Angaben werden entsprechend als solche behandelt.
20. Ihre Rechte
Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, besteht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO ein Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für die Acrontum GmbH ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 18 91522 Ansbach Deutschland
Betroffene Personen können sich auch an eine andere nach der DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
Soweit eine Anfrage Daten betrifft, für die ein Veranstalter Verantwortlicher ist, kann die Anfrage unmittelbar an den Veranstalter gerichtet werden. Wird eine solche Anfrage an uns gerichtet, unterstützen wir im Rahmen unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen bei deren Bearbeitung bzw. leiten sie an den zuständigen Verantwortlichen weiter.
21. Automatisierte Entscheidungen
Sofern dies dem tatsächlichen Funktionsumfang des Portals entspricht:
Es findet keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.
Sollten solche Verfahren künftig eingeführt werden, werden die betroffenen Personen vor deren Einsatz entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informiert.
22. Kontakt zum Datenschutz
Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter:
Acrontum GmbH Barthstraße 4 80339 München Deutschland
E-Mail: info@pitentry.de
Sofern für das Portal eine eigene Datenschutzadresse eingerichtet wird, sollte diese hier anstelle der allgemeinen Kontaktadresse verwendet werden.
23. Versionsstand
Die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung sowie das Datum ihres Inkrafttretens werden auf dieser Seite angezeigt.
Für neu registrierte Benutzer wird systemseitig dokumentiert, welche veröffentlichte Version dieser Datenschutzerklärung zum Zeitpunkt der Registrierung bereitgestellt wurde.
Version 1.0 – gültig seit 31. August 2026